חשבוניות ותשלומים שמחוברים ישירות להזמנות שלכם

JEMI נבנתה במיוחד עבור עסקי תכשיטים, ולכן תהליך ניהול התשלומים משתלב באופן טבעי בתוך ניהול ההזמנות, הלקוחות, התיקונים והמעקב העסקי. במקום לעבוד בכמה מערכות ולבצע הזנה כפולה של נתונים, אפשר לנהל את התהליך מתוך JEMI ולהפיק מסמכים דרך מערכת החשבוניות הקיימת של העסק.

כל התהליך במקום אחד

ניהול חשבוניות ותשלומים לא צריך להיות מפוזר בין פתקים, הודעות, הזמנות ומערכות נפרדות. ב-JEMI כל המידע מרוכז בתוך ההזמנה או התיקון: כמה הלקוח שילם, איך הוא שילם, האם הופק מסמך, מה היתרה שנשארה, והאם התשלום הושלם במלואו.

המשמעות היא פחות טעויות, פחות עבודה ידנית, ושליטה טובה יותר על תזרים העסק. לכל הזמנה אפשר לראות את מצב התשלום, את המסמכים שהופקו עבורה ואת כל התשלומים שבוצעו לאורך הדרך.

הפקת מסמכים מתוך ההזמנה

מתוך ההזמנה או מתוך תפריט ההזמנות, ניתן ללחוץ על כפתור ייעודי ולהפיק מסמך ישירות דרך מערכת החשבוניות המחוברת לעסק. המשתמש בוחר ידנית איזה מסמך להפיק, בהתאם לצורך:

• קבלה
• חשבונית מס-קבלה

כל פרטי העסקה עוברים באופן אוטומטי: פרטי הלקוח, פרטי ההזמנה, המחירים, המטבע, נתוני המע"מ והתשלום שבוצע. כך נחסכת הזנה כפולה, ומקטינים משמעותית את הסיכוי לטעויות בהפקת מסמכים.

לאחר ההפקה, המסמך נשמר תחת ההזמנה וניתן לצפות בו מתוך JEMI. ברוב המקרים, בהתאם ליכולות של חברת החשבוניות, המסמך גם נשלח ללקוח דרך אותה מערכת.

תשלומים מלאים, חלקיים ומפוצלים

עסקי תכשיטים עובדים לעיתים קרובות עם מקדמות, תשלומי ביניים ויתרות סופיות. לכן JEMI מאפשרת לנהל את תהליך התשלום בצורה גמישה ומדויקת.

ניתן לתעד:

• מקדמה ראשונה
• מקדמה שנייה
• תשלום חלקי
• תשלום יתרה
• תשלום מלא
• כמה תשלומים נפרדים עבור אותה הזמנה

לכל תשלום נשמרים הפרטים הרלוונטיים, כולל סכום, תאריך, אמצעי תשלום והערה. במידת הצורך ניתן גם להפיק מסמך עבור כל תשלום, או לתעד את התשלום בלי להפיק מסמך באותו רגע.

סטטוס תשלום ברור בכל הזמנה

בתוך JEMI אפשר לראות באופן מיידי את סטטוס התשלום של כל הזמנה או תיקון. המערכת מציגה בצורה ברורה:

• לא שולם
• שולם חלקית
• שולם במלואו

בנוסף, מוצגים סכום ההזמנה, הסכום שכבר התקבל והיתרה שנותרה לגבייה. כאשר התשלום הושלם במלואו, סטטוס התשלום מתעדכן בהתאם ומסמן שהעסקה שולמה במלואה.

הצגה ברורה של המידע עוזרת למנוע בלבול, לעקוב אחרי יתרות פתוחות ולנהל תשלומים בצורה מסודרת גם בעסק עם הרבה הזמנות במקביל.

תיעוד תשלום גם בלי להפיק מסמך

לא בכל מקרה חייבים להפיק מסמך מיד עם קבלת התשלום. ב-JEMI אפשר קודם כל לתעד את התשלום בתוך ההזמנה, ורק לאחר מכן להחליט אם ומתי להפיק קבלה או חשבונית מס-קבלה.

היכולת הזו מתאימה במיוחד לעסקים שעובדים בתהליכים מותאמים אישית, מקבלים כמה תשלומים לאורך הדרך, או מנהלים את הפקת המסמכים לפי שלב העבודה או לפי נהלי הנהלת החשבונות שלהם.

חשבוניות גם עבור תיקונים

התהליך ב-JEMI לא מיועד רק להזמנות חדשות. ניתן לנהל תשלומים ולהפיק מסמכים גם מתוך תיקונים. זה שימושי במיוחד עבור חנויות תכשיטים, סדנאות, יצרנים ומעצבים שמנהלים עבודות שירות כמו שינויי מידה, הלחמות, שיבוצים, פוליש, שיקום תכשיטים ותיקונים נוספים.

כאשר גם התיקונים מחוברים לאותה מערכת עבודה, העסק נהנה מתיעוד מלא, סדר תפעולי טוב יותר ותמונה ברורה יותר של ההכנסות מכל סוגי הפעילות.

אמצעי תשלום, מטבעות ומע"מ

JEMI מאפשרת לתעד מגוון אמצעי תשלום נפוצים בעסקי תכשיטים:

• כרטיס אשראי
• מזומן
• העברה בנקאית
• Bit
• שיק
• אחר

בנוסף, ניתן להפיק מסמכים ולתעד תשלומים בשקל, דולר ואירו. אם יש צורך במטבע נוסף, ניתן לפנות אלינו ונבחן הוספה שלו למערכת.

מבחינת מע"מ, ניתן לעבוד עם מחירים הכוללים מע"מ או ללא מע"מ, בהתאם לאופי העסק ולהגדרות המתאימות – כולל התאמה לעוסקים פטורים.

חיבור מהיר למערכת החשבוניות של העסק

JEMI מתחברת למערכות החשבוניות הנפוצות באמצעות חיבור מובנה. המשתמש נכנס להגדרות, בוחר את חברת החשבוניות שלו, מזין את פרטי החיבור הנדרשים – כגון Secret, API Key או פרטי זיהוי אחרים, בהתאם לחברה – ומחבר את המערכת בתוך זמן קצר.

ברוב המקרים לא נדרש ידע טכני או פיתוח מיוחד. המטרה היא לאפשר לכל עסק להתחבר בקלות למערכת החשבוניות שהוא כבר עובד איתה ולהתחיל להפיק מסמכים ישירות מתוך JEMI.

אם אינכם מוצאים את חברת החשבוניות שלכם, פנו אלינו ונשמח להוסיף אותה למערכת.

חשוב לדעת: JEMI אינה חברת סליקה

JEMI אינה מחליפה את מערכת החשבוניות של העסק ואינה פועלת כחברת סליקה. היא משמשת כמערכת ניהול עסקי לתכשיטנים שמחברת בין ההזמנות, התיקונים והתשלומים לבין מערכת החשבוניות הקיימת של העסק.

כאשר לחברת החשבוניות המחוברת יש גם שירותי סליקה, העבודה נעשית בהתאם ליכולות, להגדרות ולתנאים של אותה חברה. כך העסק נהנה מתהליך מסודר ומרוכז, בלי לשנות את תשתית החשבוניות שבה הוא כבר משתמש.

למה זה חשוב לעסק תכשיטים?

בעסקי תכשיטים, כל הזמנה עשויה לכלול מפרט שונה, סכומים גבוהים, מקדמות, עבודת ייצור, תיקונים, התאמות אישיות ומעקב צמוד מול הלקוח. לכן חשוב שתהליך התשלום יהיה מחובר ישירות לניהול ההזמנה – ולא יתבצע בנפרד.

כאשר ניהול החשבוניות והתשלומים מחובר להזמנות וללקוחות, אפשר:

• לחסוך זמן תפעולי
• להפחית טעויות אנוש
• לראות יתרות פתוחות בצורה ברורה
• לשמור מסמכים מסודרים לכל הזמנה
• לעבוד נכון עם מקדמות ותשלומים חלקיים
• להפיק מסמכים גם עבור תיקונים
• לרכז מידע במקום אחד לכל אנשי הצוות

אם אתם מחפשים דרך מסודרת יותר לנהל חשבוניות, קבלות ותשלומים בעסק התכשיטים שלכם, JEMI מאפשרת לכם לחבר בין הלקוחות, ההזמנות, התיקונים והמסמכים – במקום אחד.